Marco possiede da oltre quindici anni una piccola officina di autovetture in un paese di provincia. L’officina non è grande: una piccola sala d’attesa per i clienti, due ponti per sollevare le auto e un ufficio spartano con tre computer, un bancone e qualche scaffale pieno di scartoffie. Eppure, quel luogo è il cuore pulsante dell’attività di Marco, dove ogni giorno girano fatture, ordini di ricambi, calendari di appuntamenti, contatti dei clienti e registri dei lavori svolti.

Per molti anni, Marco ha ritenuto l’informatica una componente secondaria del proprio mestiere: “Ripariamo automobili – ripete spesso – non stiamo certo programmando missili”. Il suo gestionale installato su un vecchio computer e i backup consistono in una chiavetta USB dove, di tanto in tanto, copiano manualmente i file più importanti. Nessuno in officina si è mai posto il problema di cosa possa succedere se quel computer smettesse di funzionare da un momento all’altro. Dopotutto, la vera competenza dell’officina non è la tecnologia, bensì la meccanica.

Un giorno accadde qualcosa di inaspettato. Una violenta ondata di maltempo colpì la regione, con piogge torrenziali che durarono per tre giorni consecutivi. I campi attorno al paese di Marco divennero un lago di fango, e un torrentello poco distante rompendo gli argini, allagò parte della zona industriale. L’officina di Marco sorge poco più in alto, ma le cantine e i locali al pianterreno di alcune imprese vicine vennero travolti dall’acqua.

Pur rimanendo sostanzialmente all’asciutto, l’officina subì un’interruzione dell’elettricità che durò quasi due giornate. Anche la connessione internet venne a mancare e, per ragioni di sicurezza, la strada d’accesso venne chiusa temporaneamente dalle autorità. I clienti non poterono raggiungere l’officina e alcune consegne di ricambi vennero sospese. In poche ore, Marco si rese conto di quanto fosse fragile la sua attività senza i servizi essenziali.

Per la prima volta, iniziò a chiedersi cosa sarebbe successo se l’interruzione si fosse protratta più a lungo, o se un evento ancor più distruttivo avesse colpito la sua officina: un incendio, un furto, un guasto informatico o un attacco di malware. Con i macchinari elettronici fuori uso, come avrebbe potuto completare le riparazioni in corso e rispettare gli impegni presi coi clienti? E i dati: fatture, schede dei clienti, preventivi… come avrebbe potuto ricostruirli in caso di perdita?

Appena la situazione tornò lentamente alla normalità, Marco fece alcune ricerche su internet, scoprendo che esisteva un concetto chiamato “Business Continuity”. Gli articoli spiegavano come non si trattasse di un piano utile soltanto per grandi aziende, ma di una strategia indispensabile per qualsiasi attività economica: l’obiettivo è garantire che, in caso di emergenza, l’operatività possa continuare o essere ripristinata in tempi rapidi, scongiurando perdite di denaro e di reputazione.

Non ci volle molto perché Marco incappasse anche nel termine sempre a lui nuovo: “Disaster Recovery”. In sostanza, si tratta di un sottoinsieme della Business Continuity, focalizzato sul ripristino dei sistemi informatici, delle applicazioni e dei dati in caso di eventi catastrofici. Le letture spiegavano che non basta copiare i file in modo sporadico su una chiavetta USB: occorre un vero e proprio piano, basato su soluzioni di backup automatico, conservazione sicura dei dati (possibilmente anche in cloud), procedure di test periodiche e istruzioni chiare su chi dovesse fare cosa in caso di disastro.

Curioso di capirne di più, Marco contatta un amico che lavora come consulente informatico. L’amico, di nome Luca, lo invitò a prendere un caffè e lo rassicurò: “Non ti serve spendere una fortuna per proteggere l’officina. Basta un po’ di pianificazione e un investimento mirato”. Si misero al lavoro per stilare un elenco di priorità.

Primo: occorre un piano di backup affidabile. I computer dell’ufficio contengono i dati più preziosi: anagrafiche clienti, cronologia degli interventi, software gestionale. Con un semplice software di backup automatico, sarà possibile configurare la copia dei dati su un servizio cloud esterno ogni notte, senza bisogno di ricordarsi chiavette o hard disk. In questo modo, anche se un incendio o un’alluvione distruggessero fisicamente il PC, i file sarebbero al sicuro, pronti da scaricare su un nuovo dispositivo.

Secondo: è importante valutare l’ipotesi di un intero piano di Disaster Recovery. Non si trattava soltanto di salvare i dati, ma di immaginare uno scenario in cui l’officina non possa essere agibile, o l’elettricità assente per un periodo significativo. In tal caso, Marco dovrebbe avere almeno un generatore o un accordo con un altro meccanico per completare lavorazioni urgenti. Allo stesso tempo, un portatile di scorta con installato il gestionale e sincronizzato coi dati cloud permetterebbe di continuare a emettere fatture o preventivi da una postazione temporanea, magari presso la sede di un amico o perfino da casa, se necessario.

Terzo: la formazione del personale. L’operaio Gigi e il meccanico Andrea sono bravissimi con le macchine, ma non hanno mai sentito parlare di business continuity. E’ fondamentale che tutti sappiano come spegnere i macchinari in sicurezza, dove recuperare i contatti dei clienti o dei fornitori in formato cartaceo e digitale, come azionare un eventuale estintore e in quali circostanze avvisare le forze dell’ordine.

A quel punto, Marco ha intuito che la sicurezza non è un lusso, ma una necessità vitale per la sopravvivenza della sua piccola officina.

Anche un piccolo piano di Business Continuity, accompagnato da un solido Disaster Recovery, può fare la differenza tra fermarsi a tempo indeterminato e riprendere l’attività in modo quasi immediato.